Árajánlat készítő program: ajánlatból munkalap, majd számla

Röviden: mit tud egy jó árajánlat készítő program?

Egy jó árajánlat készítő program egy adatlapon viszi végig a munkát: az ügyfél elfogadja az árajánlatot, abból munkalap lesz ugyanazokkal a tételekkel, a munkalapra kerül a tényleges munkaidő és anyag, a végén pedig ebből készül a számla, amelyet a számlázó automatikusan beküld a NAV Online Számla rendszerbe. Senki nem gépeli be újra az ügyfelet, az adószámot vagy az árakat.

Ha nálad az ajánlat és a számla szinte mindig egyezik, a Billingo vagy a Számlázz.hu beépített funkciói elegek. Egyedi rendszer akkor éri meg, ha az „ajánlat elfogadva” és a „számla kiküldve” között sok minden történik: ütemezés, alkatrész, pótmunka, garancia vagy ERP-jelentés.

Miért csúszik szét az árajánlat és a számla?

Sok szerviz-, építő- és installációs cégnél az árajánlat Wordben vagy Excelben készül, a munkát Messengeren vagy táblán követik, a számlát pedig hó végén írja meg valaki a számlázóban. Minden átadás egy újabb hely, ahol információ vész el.

A tünetek ismerősek:

• A helyszínen szóban megbeszélt pótmunka nem kerül a számlára, vagyis ingyen dolgozol.
• A felhasznált anyag nincs kiszámlázva, mert a technikus jegyzete papíron maradt.
• Az ügyfél vitatja a számlát, mert nem hasonlít az aláírt ajánlatra.
• Senki nem tudja megmondani egy délutánnyi Excelezés nélkül, mennyi elvégzett munka vár még számlázásra.
• A kiküldött ajánlatokat senki nem követi, így az elfogadott munkák egy része el sem indul.

A NAV oldaláról is van nyomás. 2021 óta gyakorlatilag minden számla adatát jelenteni kell a NAV-nak, számlázó programból a kiállításkor, magánszemély vevő esetén is; a részletek az Online Számla rendszer oldalán olvashatók. Ha a számlát számlázó program állítja ki, a jelentés automatikus, de csak akkor pontos, ha a bemenő adatok is azok. A kézzel átmásolt ajánlat a hibák fő forrása.

Milyen lehetőségeid vannak: számlázó, szervizprogram vagy egyedi szoftver?

Légy őszinte: mennyi minden történik az elfogadott ajánlat és a számla között?

Lehetőség	Példák	Mikor elég	Hol akad el
Számlázó beépített funkciói	Billingo, Számlázz.hu (díjbekérő; árajánlat a Billingo Pro csomagjától, a Számlázz.hu-nál az Innonest integrációval)	Az ajánlat szinte azonos a számlával, egy ember csinálja	Nincs munkalap, technikus, anyagfelhasználás
Kész munkalapkezelő vagy szervizprogram	SaaS szerviz- és munkalapkezelők	Szabványos munkák, kis csapat	Merev folyamat, kevés ERP- vagy gyártói integráció
CRM ajánlatkezeléssel	HubSpot, Pipedrive	Értékesítés pipeline-nal	Az eladás utáni munka, anyag és számla más eszközben marad
Egyedi szoftver	A saját folyamatodra építve	Sok átadás, árszabályok, integrációk	Magasabb kezdeti költség, pontos specifikáció kell

A magyar számlázók olcsók és jók abban, amire valók. A Számlázz.hu árai 2026 októberében éves fizetéssel havi nettó 1 690 és 3 290 Ft között voltak, a Számla Agent (API) minden csomagnál külön díjas. A Billingo csomagjai havi nettó 1 690 és 3 999 Ft között mozogtak, az API-s számlakészítés itt is külön díjas kiegészítő (havi 1 999 Ft + áfától). Árajánlatot a Billingo a Pro és a Business csomagban készít; a Számlázz.hu csomagjaiban nincs beépített árajánlat, ezt a hozzá kapcsolható Innonest ügyviteli program adja, külön előfizetéssel. Magát a számlázást tehát nem kell újra feltalálni.

Egyedi rendszer akkor indokolt, ha legalább kettő igaz: az árak ERP-ből vagy bonyolult árlistából jönnek, szakaszosan vagy több fizetőnek (ügyfél, biztosító, gyártó) számlázol, a munkát más rendszerbe is jelenteni kell, vagy a csapatod naponta vezet egy Excelt a mostani program mellett.

Hogyan működik az árajánlat → munkalap → számla folyamat lépésről lépésre?

Ezt a folyamatot rajzoljuk fel a legtöbb szervizcégnél. Minden nyíl olyan adat, amelynek kézi másolás nélkül kell eljutnia a következő helyre.

1. Beérkezik az igény. Webes űrlapról, e-mailből vagy telefonról létrejön vagy azonosul az ügyfél, cégnél adószámmal.
2. Az ajánlat élő adatokból készül. A tételek a cikktörzsből és az árlistából jönnek, nem egy lemásolt táblázatból. A kedvezménynek szabálya van: ki mennyit adhat.
3. Az ügyfél jóváhagyja. Az ajánlat linkként vagy PDF-ként megy ki; a jóváhagyás egy kattintás vagy e-aláírás, a látott verzióval együtt mentve. Minden módosítás új verzió.
4. Az ajánlatból munkalap lesz. A jóváhagyott tételek adják a munkatervet: feladatok, technikus, időpont, lefoglalandó anyag.
5. A munkalap gyűjti a tényleges adatokat. A technikus telefonon rögzíti az órákat, az anyagot és a pótmunkát. Ami egy küszöb fölött eltér az ajánlattól, az elvégzés előtt jóváhagyásra megy az ügyfélhez.
6. Elkészül a számla. A számla a munkalapból generálódik, összevetve a jóváhagyott ajánlattal, és API-n át megy a Számlázz.hu-ba vagy a Billingóba, amely beküldi a NAV-nak. Visszajön a számlaszám és a beküldés állapota.
7. A követés magától fut. A nyitott ajánlatok és a kifizetetlen számlák emlékeztetőt kapnak, az irányítópult pedig mutatja, mennyi elvégzett munka nincs még kiszámlázva.

Melyik rendszer melyik adat gazdája?

A legtöbb sikertelen automatizálás abból ered, hogy két rendszer hiszi magát ugyanannak az adatnak a gazdájának. Ezt még a fejlesztés előtt döntsd el:

Adat	Gazda	Irány	Gyakoriság
Ügyfelek, adószámok	Számlázó vagy ERP	Az ajánlatkezelő felé	Változáskor
Cikkek és árlisták	ERP vagy számlázó	Az ajánlatkezelő felé	Óránként vagy változáskor
Árajánlatok és verziók	Ajánlatkezelő	Ott marad, PDF archiválva	Valós időben
Munkalapok, órák, anyag	Ajánlatkezelő	Az ERP felé (készletmozgás)	A munkalap lezárásakor
Számlák	Számlázó vagy ERP	Alkalmazásból a számlázóba, szám és NAV-státusz vissza	Lezáráskor, majd naponta
Befizetések	Számlázó vagy bank	Az alkalmazás felé	Naponta

Mit tudjon az árajánlat modul az első naptól?

Ezt a listát használd, amikor eszközöket hasonlítasz össze, vagy egy fejlesztőnek írsz brief-et:

• Tételek az élő cikktörzsből és árlistából, látható készlettel
• Felhasználónkénti kedvezménykorlát, fölötte jóváhagyás
• Verziókezelés: minden módosítás új verzió, a jóváhagyott zárolva
• Ügyfél-jóváhagyás linkkel vagy e-aláírással, időbélyeggel
• Egy kattintás az elfogadott ajánlattól a munkalapig, minden tétellel
• Pótmunka jóváhagyatása az ügyféllel a helyszínről, telefonról
• Díjbekérő vagy előlegszámla az ajánlatból, ha előleget kérsz
• Számlavázlat a munkalapból, az ajánlattól való eltérések kiemelésével
• Számlaküldés a számlázó API-ján át, újragépelés nélkül
• Irányítópult: nyitott ajánlatok, futó munkák, elvégzett, de ki nem számlázott munka

Ha egy kész program a te folyamatodban mindet kipipálja, vedd meg. Ha azon kapod magad, hogy három pont miatt egy Excelt vezetsz mellette, az a jel, hogy érdemes egyedi megoldáson gondolkodni.

Tipikus hibák induláskor

Nem látványosak, de számolni kell velük: rosszul leképezett ÁFA-kulcsok a rendszerek között, duplikált ügyfelek eltérő írásmód miatt, kerekítési különbség a tételsorok és a számla végösszege között, valamint NAV-hibaüzenet hiányzó vagy hibás vevőadat miatt. A folyamatnak a hibát a munkalap mellett kell megmutatnia, hogy valaki még aznap javítsa.

Ha magánszemélyeknek helyszínen, készpénzért vagy kártyáért dolgozol, a számla mellett a nyugtaadás is kérdés lehet. A NAV bejelentése szerint a jelenlegi online pénztárgépek 2028. július 1-jéig használhatók, a kézi és a számítógéppel előállított nyugtákról pedig 2026. szeptember 1-jétől három naptári napon belül adatot kell szolgáltatni; a NAV az év végéig átállási időszakot ad, bírság nélkül. Hogy rád pontosan mi vonatkozik, azt a tevékenységed alapján a könyvelőddel érdemes tisztázni, mielőtt a folyamatot megtervezed.

Kézi vs automatizált: hány órát nyersz vissza?

Egy tipikus példa egy havi kb. 40 árajánlatot kiküldő csapatra. A percek tájékoztató jellegűek, írd át a sajátjaidra.

Feladat munkánként	Kézi	Automatizált
Ajánlat az árlistából	20 perc	5 perc
Jóváhagyás utáni hajsza	10 perc	0 perc (automatikus emlékeztető)
Munkalappá alakítás, ütemezés	10 perc	2 perc
Órák és anyag összeszedése a technikustól	15 perc	0 perc (telefonon rögzítve)
Számla begépelése a számlázóba	10 perc	1 perc (ellenőrzés, küldés)
„Hol tart a munkám?” hívások	10 perc	2 perc (státuszlink)
Összesen munkánként	75 perc	10 perc

Számold ki a saját számaiddal:

• Munkák havonta: ___ × megtakarított perc munkánként: ___ ÷ 60 = ___ óra havonta.
• Havi óra × 11 munkahónap × az ezt végzők óradíja (bér, járulék, rezsi) = ___ Ft évente.

A fenti példával: 40 × 65 ÷ 60, nagyjából 43 óra havonta. 8 000 Ft-os belső óraköltséggel ez körülbelül 3,8 millió Ft évente, a korábban ki nem számlázott pótmunkát nem is számolva. Ha nálad néhány tízezer forint jön ki, maradj a számlázó beépített árajánlatánál.

Mennyibe kerül egy árajánlat- és számlázórendszer 3 év alatt?

A számok becslések egy 10 felhasználós csapatra, euróban, áfa nélkül (forintban kb. 365 Ft/€ árfolyammal számolj: 10 000 € nagyjából 3,65 millió Ft)¹. A SaaS-árak a szolgáltatók nyilvános oldalairól származnak (2026. október) és változhatnak; az egyedi fejlesztés sávjai tipikus piaci becslések, nem a Raao árlistája.

Lehetőség	1. év	2–3. év	3 éves összesen (becslés)
Csak számlázó, API-kiegészítővel	100–450 €	100–450 € / év	300–1 350 €, a kézi munka marad
Kész munkalapkezelő SaaS, 10 felhasználó	1 500–5 000 € + beállítás	1 500–5 000 € / év	4 500–15 000 €
CRM ajánlatkezeléssel + számlázó	4 000–12 000 €	4 000–12 000 € / év	12 000–36 000 € + integráció
Egyedi rendszer, első szakasz + üzemeltetés	10 000–25 000 € fejlesztés + 1 100–3 600 € üzemeltetés	1 100–3 600 € / év + módosítások	13 000–36 000 €

Az egyedi rendszernek nincs felhasználónkénti licence, így nem drágul, amikor új embert veszel fel. A SaaS-sorok minden új felhasználóval és áremeléssel nőnek, cserébe már az első napon indulhatsz, fejlesztési költség nélkül.

A Raao-nál az út mindig ugyanaz. Egy ingyenes, 30 perces hívással kezdünk; ha az egyedi szoftver indokolt, egy fizetős felmérő workshop készíti el a specifikációt, az architektúrát és a fix árajánlatot, amelyek a tieid maradnak. A fejlesztés ezután szakaszokban fut, mindegyik külön árazva és jóváhagyva; az első használható verzió jellemzően két-három hónapon belül élesedik. 30% előleg, a többi mérföldkövenként, licencdíj nélkül; az üzemeltetés és karbantartás havi 89 eurótól indul. Bővebben az egyedi szoftver oldalon.

Ha nálad inkább az Excel a gond, olvasd el, mikor éri meg Excel helyett egyedi szoftver. Ha CRM-et mérlegelsz, nézd meg: egyedi CRM vagy HubSpot.

Hogyan csináltuk a ServiceCore-ban?

A ServiceCore a Transilvania Service, egy romániai háztartásigép-szerviz számára épített szervizmenedzsment-alkalmazás. Az árajánlattól a számláig tartó rész így néz ki:

• Technikusi diagnózis hiba-, tünet- és IRIS-kódokkal, valamint árajánlati folyamat, amelyet az ügyfél jóváhagy.
• Alkatrészrendelés, beérkeztetés, készlet és átvezetések szinkronban a Business Centrallal, a sztornózott beérkezések automatikus visszagörgetésével.
• Márkánkénti munkadíj- és szállítási árlisták, garanciális elszámolás a gyártók felé.
• Számlák és nyugták Datecs pénztárgépeken, egy dedikált Windows segédalkalmazáson keresztül.
• Automatikus e-mail- és SMS-értesítések a javítás minden lépésénél.

Az eredmény egyetlen rendszer az online foglalástól a nyugtáig, gyártói jelentésekkel és dupla adatrögzítés nélkül.