Facturare automată SmartBill în WooCommerce: răspunsul scurt
Facturarea automată SmartBill în WooCommerce înseamnă trei lucruri: plugin-ul emite factura în SmartBill la o schimbare de status a comenzii, SmartBill o trimite în RO e-Factura, iar clientul primește PDF-ul pe e-mail. Cu Oblio, logica e aceeași, doar meniurile diferă. Setarea durează o zi, dar testarea cu comenzi reale (cupoane, transport gratuit, ramburs, retururi) e partea care contează.
Informațiile despre plugin-uri și reguli au fost verificate pe 24 octombrie 2026. Meniurile programelor de facturare se schimbă des, iar regulile fiscale trebuie confirmate cu contabilul tău.
De ce merită: ce se întâmplă când facturezi manual
Un magazin cu 40 de comenzi pe zi care facturează manual face cam 40 de copieri de date pe zi: nume, adresă, produse, transport, cupon. Fiecare e o șansă de greșeală, iar din 2025 și facturile către persoane fizice trebuie să ajungă în SPV. Din 1 ianuarie 2026, termenul e de 5 zile lucrătoare de la emitere. Am explicat termenele și amenzile în ghidul despre e-Factura pentru magazin online.
Problemele tipice ale facturării manuale:
- Facturi uitate pentru comenzile din weekend, descoperite la închiderea de lună.
- Diferențe între totalul din WooCommerce și totalul facturii, din cauza rotunjirilor sau a cupoanelor.
- Retururi rambursate clientului, dar nestornate în facturare.
- Stoc diferit între magazin și gestiunea din programul de facturare.
SmartBill sau Oblio pentru WooCommerce: cum alegi
Ambele sunt programe de facturare românești cu integrare e-Factura și plugin pentru WooCommerce. Alegerea ține mai ales de ce folosește deja contabilul tău și de cât de mult contează gestiunea de stoc.
| Criteriu | SmartBill | Oblio |
|---|---|---|
| Plugin WooCommerce | „SmartBill Facturare si Gestiune”, publicat de SmartBill pe WordPress.org | Plugin open-source Oblio, descărcat de pe site-ul Oblio (oblio-woocommerce.zip), cod pe GitHub |
| Abonament necesar | Platinum, Gestiune Plus sau eCommerce | Planul unic „Nelimitat”, 29 €/an, gratuit până la 3 documente pe lună (prețuri Oblio) |
| Emitere automată la status | Da, la schimbarea statusului comenzii | Emitere din lista de comenzi și acțiuni în masă („Genereaza factura in Oblio”); verifică în setări dacă și la ce status poate emite automat |
| Ciornă pentru verificare | Da, opțiunea „Emite ciorna” | Nu apare în documentația de bază |
| Sincronizare stoc | Da, inclusiv sincronizare manuală, cu data și ora ultimei sincronizări | Da, „Sincronizare manuala” și sincronizare automată din setări |
| Rezervare stoc | Nu apare în documentație | „Rezerva stoc comenzi” pentru comenzile recente neplătite |
| Câmp CNP la checkout | Da | Nu apare în documentația de bază |
| Marcare factură ca plătită | Automat pentru Netopia Payments și WooCommerce Stripe Gateway; opțional pentru orice procesator | Nu apare în documentația de bază a plugin-ului |
Datele despre SmartBill vin din pagina oficială a plugin-ului pe WordPress.org, iar cele despre Oblio din pagina oficială de integrare WooCommerce. Există și plugin-uri dezvoltate de terți pentru Oblio, cu opțiuni de emitere programată și reîncercare; ele nu sunt suportate de Oblio, deci verifică cine răspunde dacă se strică după un update.
Când un plugin standard nu mai e suficient:
- Vinzi pe mai multe canale (magazin, eMAG, showroom) și vrei o singură serie și o singură gestiune.
- Ai un ERP (Business Central, WizRom) care trebuie să fie sursa facturilor.
- Ai prețuri B2B, facturi de avans sau livrări parțiale pe care plugin-ul nu le mapează corect.
- Emiți pentru mai multe firme din același magazin.
Pas cu pas: configurarea facturării automate
Varianta SmartBill
- Verifică abonamentul. Plugin-ul cere SmartBill Platinum, Gestiune Plus sau eCommerce.
- Conectează SmartBill la e-Factura. În contul SmartBill, autorizezi trimiterea în SPV cu un certificat digital (al firmei sau al unei persoane împuternicite, de exemplu contabilul). Fă asta înainte de a lega magazinul.
- Instalează plugin-ul „SmartBill Facturare si Gestiune” din WordPress (în engleză: Plugins → Add New) și introdu datele de autentificare SmartBill în setările lui.
- Alege seria de facturi dedicată magazinului. O serie separată (de exemplu, „WEB”) îți face reconcilierea mult mai ușoară.
- Setează emiterea automată la statusul ales (de obicei statusul de procesare, în engleză Processing, pentru card și cel de comandă finalizată, Completed, pentru ramburs) și trimiterea automată a facturii pe e-mail către client.
- Pornește cu „Emite ciorna” în primele zile. Facturile nu primesc număr, iar tu verifici că totalul comenzii și totalul facturii coincid.
- Ajustează detaliile de pe factură: metoda de plată în mențiuni, ascunderea transportului când valoarea e 0, opțiunea „Plateste cu cardul”, câmpul de CNP la checkout și verificarea localității pentru clienții din București.
- Activează sincronizarea stocului doar dacă SmartBill e sursa stocului. Dacă stocul vine din ERP sau de la furnizori, două surse de adevăr îți vor da peste cap disponibilitatea.
Varianta Oblio
- Instalează plugin-ul descărcat de pe pagina Oblio: în engleză Plugins → Add New → Upload Plugin, apoi alegi oblio-woocommerce.zip.
- Conectează contul din meniul Oblio, Conectare, cu e-mailul contului Oblio și cheia API secretă din contul Oblio (Setari, Date generale, Date Cont).
- Configurează în Oblio, Setari: gestiunea de stoc, dacă ești plătitor de TVA, seria documentelor (trebuie să existe identic în Oblio), opțiunea „descarca stoc la factura automata” și „Rezerva stoc comenzi”.
- Emite facturi din lista de comenzi WooCommerce: pentru o comandă sau în masă, cu acțiunea „Genereaza factura in Oblio”.
- Sincronizează stocul manual din Oblio, Sincronizare manuala, sau activează sincronizarea automată din setări.
- Verifică trimiterea în e-Factura în contul Oblio. Ca la SmartBill, programul de facturare face transmiterea către ANAF.
Și dacă folosești FGO sau alt program?
Aceleași principii se aplică și la FGO sau la alte programe de facturare cu integrare e-Factura: plugin-ul creează factura, programul o trimite în SPV, tu urmărești starea. Diferențele sunt în detalii: cum sunt trimise prețurile (cu sau fără TVA), dacă stornarea se face automat și cât de bine sunt raportate erorile înapoi în WooCommerce. Rulează același checklist de test indiferent de program.
Checklist de test înainte de lansare
Plasează comenzi de test pentru fiecare scenariu și compară factura cu comanda:
- Produs simplu, plată cu cardul, transport plătit.
- Cupon procentual pe tot coșul și cupon pe un singur produs.
- Transport gratuit peste un prag.
- Produse cu cote de TVA diferite în același coș (dacă vinzi astfel de produse).
- Client firmă, cu CUI introdus la checkout.
- Client persoană fizică fără CNP (factura trebuie să plece cu cod de 13 cifre de zero).
- Comandă cu ramburs, facturată la statusul de comandă finalizată.
- Comandă anulată după facturare: apare stornarea?
- Retur parțial: un produs din trei.
- Fiecare factură apare în programul de facturare cu starea validată în e-Factura, nu doar trimisă.
Stornarea la retururi: fluxul care trebuie să fie clar
Aici se rup cele mai multe integrări. Un flux sănătos arată așa:
| Pas | Unde | Cine sau ce |
|---|---|---|
| Clientul cere returul | Magazin sau e-mail | Client |
| Produsul ajunge înapoi și e verificat | Depozit | Operator |
| Comanda e marcată ca rambursată (Refunded), total sau parțial | WooCommerce | Operator |
| Se emite factura de stornare cu referință la factura inițială | SmartBill sau Oblio | Automat sau manual, după plugin |
| Stornarea se trimite în e-Factura | Programul de facturare | Automat |
| Banii se returnează | Netopia, Stripe, EuPlatesc sau transfer | Operator sau automat |
| Stocul revine în gestiune | Programul de facturare sau ERP | Automat, dacă e configurat |
Dacă plugin-ul tău nu emite stornarea automat la rambursare, nu improviza. Stabilește un pas manual documentat, cu o singură persoană responsabilă, și verifică săptămânal lista rambursărilor fără stornare.
Încasări: când e factura „plătită”
Programul de facturare trebuie să știe dacă factura e încasată, altfel contabilul vede luni de zile facturi „neîncasate” care au fost plătite cu cardul în secunda comenzii.
| Metodă de plată | Ce trebuie să se întâmple pe factură |
|---|---|
| Card prin Netopia sau Stripe | Factura marcată automat ca plătită (plugin-ul SmartBill face asta pentru Netopia Payments și WooCommerce Stripe Gateway) |
| Card prin alt procesator (EuPlatesc, PayU, BT iPay) | Plugin-ul SmartBill are opțiunea de a emite factura ca încasată indiferent de procesator; altfel încasarea se înregistrează din extrasul bancar |
| Ramburs | Factura rămâne neîncasată până la decontarea curierului; încasarea se înregistrează pe baza borderoului de ramburs |
| Ordin de plată | Factură emisă după încasare sau factură proformă înainte, după cum stabilești cu contabilul |
La ramburs, cel mai util lucru e un raport lunar: comenzi livrate, ramburs încasat de curier, ramburs virat în cont. Diferențele apar aproape mereu la retururile refuzate la ușă.
Comenzile de pe marketplace
Dacă vinzi și pe eMAG sau alte marketplace-uri, decide de la început cine facturează. Ai două variante sănătoase:
- Totul prin același program de facturare și aceeași gestiune, cu serii separate pe canal (de exemplu „WEB” și „EMAG”). Ai o singură imagine a stocului și a ce s-a trimis în SPV.
- Marketplace-ul facturat din ERP, iar magazinul la fel, prin ERP. Funcționează bine când ai deja ERP.
Varianta proastă e cea mixtă: comenzile din magazin facturate automat prin plugin, iar cele de pe marketplace facturate manual de altcineva, din alt cont, pe aceeași gestiune. Acolo apar stocurile negative și facturile duplicate.
Documentele către client
Verifică și ce primește clientul, nu doar ce ajunge la ANAF:
- PDF-ul facturii atașat la e-mailul de confirmare sau trimis separat imediat după emitere.
- Factura disponibilă în contul de client din magazin (SmartBill afișează factura în contul clientului).
- Mențiunea metodei de plată pe factură, ca să nu primești întrebări „am plătit deja?”.
- Pentru clienții firmă, CUI-ul și adresa sediului social, nu adresa de livrare.
Erori frecvente și ce înseamnă
- Totalul facturii diferă de comandă cu câțiva bani. Cauza e aproape întotdeauna rotunjirea TVA pe linie versus pe total sau un cupon procentual. Verifică setările de zecimale din WooCommerce și cum trimite plugin-ul prețurile (cu sau fără TVA).
- Factura e respinsă în SPV cu cod BR-xx sau BR-RO-xxx. Primele sunt reguli europene EN 16931, celelalte reguli românești CIUS-RO. Citește mesajul din recipisă, corectează datele (adresă, CUI, cotă TVA) și retrimite.
- Seria nu există. La Oblio, seria din setările plugin-ului trebuie să existe exact la fel în contul Oblio.
- Numere de factură sărite sau duplicate. Apar când și contabilul emite manual pe aceeași serie. Folosește o serie dedicată magazinului.
- Stoc negativ în gestiune. Ai activat descărcarea de gestiune, dar recepțiile nu sunt introduse în programul de facturare. Decide clar care sistem ține stocul.
Cât costă facturarea automată în WooCommerce
| Componentă | Cine plătește și cui | Cost orientativ |
|---|---|---|
| Abonament SmartBill sau Oblio | Tu, direct furnizorului | SmartBill: după plan, verifică prețul curent pe site; Oblio: 29 €/an |
| Plugin oficial | Gratuit | 0 € |
| Configurare, mapare și testare | Inclusă la magazinele noi | În pachetul Launch, de la €3.900 + TVA, cu facturare (SmartBill, Oblio...) |
| Integrare cu ERP și mai multe canale | Proiect dedicat | Pachetul Enterprise sau modul de integrare ERP, ofertă fixă |
| Mentenanță (update-uri, monitorizare) | Abonament lunar | Găzduire și mentenanță de la €89/lună |
Pachetul Starter (de la €1.900 + TVA) nu include facturarea, dar o poți adăuga ca modul mai târziu, fără să refaci magazinul. Detaliile sunt pe pagina de prețuri și pe cea de magazine online. Dacă ai deja un magazin și vrei să verificăm fluxul de facturare, programează un apel gratuit de 30 de minute.
Ce verificăm la un audit de facturare
Nu avem un studiu de caz public dedicat exclusiv facturării WooCommerce, așa că îți arătăm ce verificăm concret când preluăm un magazin existent:
- Comparăm comenzile din ultimele 30 de zile cu facturile din programul de facturare și cu starea lor în e-Factura.
- Căutăm comenzile rambursate fără stornare și facturile cu totaluri diferite de comandă.
- Verificăm cine ține stocul și dacă două sisteme îl modifică în paralel.
- Verificăm expirarea certificatului digital și a autorizării pentru SPV.
- Propunem o serie dedicată și alerte automate pentru facturile respinse.
Dacă vrei să vezi cum arată o integrare completă cu ERP, cu comenzi și facturi care ajung automat în Business Central, citește studiul de caz Miele.