e-Factura pentru magazin online: răspunsul scurt
Dacă ai un magazin online în România, orice factură emisă pentru o comandă livrată în România ajunge în RO e-Factura: B2B din 2024, B2C (persoane fizice) din 1 ianuarie 2025. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în SPV este de 5 zile lucrătoare de la emitere. Practic, e-Factura pentru un magazin online nu mai e o opțiune: dacă emiți zeci de facturi pe zi, singura variantă sustenabilă e ca WooCommerce să emită factura prin SmartBill, Oblio sau ERP, iar acestea să o trimită automat în SPV.
Regulile de mai jos au fost verificate pe 24 octombrie 2026, pe textul OUG 120/2021 și pe materialele ANAF. Nu sunt consultanță fiscală: confirmă cu contabilul tău, mai ales dacă vinzi în afara României sau ai operațiuni speciale.
De ce contează: ce facturi trimiți în SPV și din ce dată
Sistemul e reglementat de OUG 120/2021, modificată de mai multe ori, printre altele prin Legea 296/2023, OUG 115/2023, OUG 138/2024, OUG 89/2025 (termenul în zile lucrătoare din 2026) și Legea 88/2026. Calendarul care contează pentru un magazin online arată așa:
| De la data | Ce se schimbă | Ce înseamnă pentru magazin |
|---|---|---|
| 1 ianuarie 2024 | B2B obligatoriu în RO e-Factura | Facturile către firme stabilite în România se trimit în SPV |
| 1 iulie 2024 | Factura B2B emisă în afara sistemului nu mai e acceptată | Riști amendă de 15% din valoarea facturii, și tu, și clientul firmă |
| 1 ianuarie 2025 | B2C obligatoriu (persoane fizice) | Facturile către clienți persoane fizice se trimit și ele în SPV |
| 1 iulie 2025 | Încep amenzile pentru netransmiterea B2C1 | Amenzi fixe pe categorii de contribuabili |
| 1 ianuarie 2026 | Termenul devine 5 zile lucrătoare (OUG 89/2025) | Mai multă marjă, dar aceeași obligație |
| 15 ianuarie 2026 | Persoanele fizice cu CNP care desfășoară activități economice intră în Registrul RO e-Factura obligatoriu | Te privește doar dacă ai furnizori persoane fizice; Legea 88/2026 (MO nr. 459 din 29 mai 2026) a făcut sistemul opțional pentru persoanele fizice identificate prin CNP, din 1 iunie 20262 |
Sursa pentru modificările din 2026 este materialul informativ al DGRFP Brașov despre OUG 89/2025, care pune față în față textul vechi și cel nou.
Clientul nu își dă CNP-ul: ce pui pe factură
Majoritatea cumpărătorilor dintr-un magazin online nu completează CNP-ul, și nici nu trebuie. Textul art. 10^1 alin. (3) din OUG 120/2021 prevede că, dacă persoana fizică nu se identifică prin niciun cod fiscal, factura se emite cu un cod format din 13 cifre de zero în locul codului de identificare. Unele plugin-uri (inclusiv SmartBill pentru WooCommerce) îți permit să adaugi un câmp opțional de CNP în checkout pentru clienții care îl vor pe factură.
Excepții care contează pentru comerțul online
- Bonul fiscal emis pe casa de marcat, care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate, nu se transmite în e-Factura.
- Livrările intracomunitare către un client care îți comunică un cod de TVA din alt stat membru nu se trimit în RO e-Factura. Aici ai alte obligații (factură cu TVA 0, declarația 390), discutate cu contabilul.
- Comenzile din afara României către persoane fizice urmează regulile de loc al livrării (vânzare la distanță, OSS). Dacă locul livrării nu e în România, obligația B2C din OUG 120/2021 nu se aplică, dar verifică asta cu contabilul pentru fiecare țară în care vinzi.
Cât de mari sunt amenzile
Netransmiterea în termen este contravenție. Conform materialului ANAF despre termenele e-Factura, amenzile sunt:
| Categoria contribuabilului | Amendă pentru netransmitere în termen |
|---|---|
| Contribuabil mare | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabil mijlociu | 2.500 – 5.000 lei |
| Celelalte persoane juridice și persoanele fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Pentru B2B există o sancțiune separată și mai dură: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii pentru factura emisă și primită în afara sistemului, aplicată atât emitentului, cât și destinatarului. De aceea clienții firmă din magazinul tău vor verifica tot mai des dacă factura a ajuns în SPV.
Variante: cum ajunge factura din WooCommerce în SPV
Ai trei variante reale. Diferența dintre ele e cine generează XML-ul în formatul RO_CIUS (UBL 2.1) și cine se autentifică în SPV.
| Variantă | Cum funcționează | Când e suficientă | Limite |
|---|---|---|---|
| Plugin de facturare (SmartBill, Oblio, FGO) | Plugin-ul creează factura în programul de facturare, iar programul o trimite în SPV | Magazine cu un singur canal, până la câteva sute de comenzi pe zi | Depinzi de maparea plugin-ului (TVA, transport, cupoane) și de setările din programul de facturare |
| ERP (Business Central, WizRom etc.) | Comanda ajunge în ERP, ERP-ul emite factura și o trimite în e-Factura | Firme care au deja ERP și gestiune | Sincronizarea comenzilor trebuie să fie robustă, altfel facturile întârzie |
| Integrare directă cu API-ul ANAF | Aplicația ta generează XML-ul, îl validează și îl încarcă prin API-ul e-Factura cu OAuth | Volume mari, fluxuri speciale, software propriu | Cost de dezvoltare și mentenanță, gestionarea token-urilor și a mesajelor de eroare |
Onest: pentru 90% dintre magazinele WooCommerce, un program de facturare cu integrare bună e suficient. Detaliem setările concrete în ghidul despre facturare automată cu SmartBill și Oblio în WooCommerce. O integrare directă cu ANAF are sens când ai deja software la comandă, mai multe firme emitente sau fluxuri pe care programele standard nu le acoperă.
Pas cu pas: configurează e-Factura pentru magazinul online
1. Pregătește accesul în SPV
- Firma are cont în Spațiul Privat Virtual (SPV) și certificat digital calificat (al administratorului sau o împuternicire pentru contabil).
- Programul de facturare este autorizat să trimită în e-Factura în numele firmei (prin certificatul firmei sau al contabilului).
- Ai notat când expiră certificatul digital și autorizarea OAuth. Un certificat expirat oprește toate trimiterile, fără să îți spună nimeni din magazin.
2. Stabilește când se emite factura
În WooCommerce, factura se emite de obicei la o schimbare de status a comenzii. Alegerea statusului e o decizie fiscală, nu doar tehnică:
| Status la care emiți | Avantaj | Risc |
|---|---|---|
| Procesare, în engleză Processing (plată cu cardul confirmată) | Factura pleacă imediat, clientul o primește odată cu confirmarea | Dacă anulezi comanda, ai nevoie de stornare |
| Finalizată, în engleză Completed (după predarea la curier) | Facturezi doar ce a plecat efectiv | La ramburs, factura apare abia la livrare, iar termenul legal de emitere trebuie respectat |
| Manual, din backoffice | Control total | Nu scalează și e exact sursa facturilor uitate |
Pentru plata cu cardul, majoritatea magazinelor emit la statusul de procesare (Processing). Pentru ramburs, emit la statusul de comandă finalizată (Completed) sau la predarea coletului. Stabilește regula cu contabilul, ca data facturii să respecte termenul din art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.
3. Mapează corect datele care pică validarea
Cele mai multe facturi respinse de ANAF nu au probleme „juridice”, ci de date. Validarea are două niveluri: reguli europene din standardul EN 16931 (codurile BR-xx, de exemplu BR-CO-15, care verifică dacă totalul cu TVA este egal cu totalul fără TVA plus TVA) și reguli specifice României din CIUS-RO (codurile BR-RO-xxx). Problemele tipice dintr-un magazin online:
- Rotunjiri între prețurile cu TVA din WooCommerce și calculul pe linie din factură, mai ales la cupoane procentuale.
- Transportul fără cotă de TVA sau cu altă cotă decât produsele.
- Adresa clientului incompletă: județul și localitatea trebuie să fie valide, iar pentru București sectorul contează. Plugin-ul SmartBill are chiar o setare „Verificare localitate la checkout pentru clientii din Bucuresti”.
- CUI greșit sau firmă inactivă pentru clienții B2B care completează manual datele firmei.
- Unități de măsură și coduri lipsă pe produse importate din feed-uri de la furnizori.
Înainte să pornești automatizarea, trece câteva XML-uri prin validatorul ANAF. Te costă 10 minute și îți arată exact regula încălcată.
4. Urmărește răspunsul ANAF, nu doar trimiterea
Încărcarea în SPV nu înseamnă că factura e acceptată. ANAF procesează fișierul și întoarce un răspuns: validată sau respinsă, cu lista erorilor. O factură respinsă este, din punctul de vedere al obligației, o factură netransmisă, iar termenul de 5 zile lucrătoare curge în continuare.
- Programul de facturare îți arată starea fiecărei facturi (trimisă, validată, cu erori).
- Primești o alertă pe e-mail sau în Slack pentru facturile respinse, nu doar o iconiță într-un ecran pe care nu îl deschide nimeni.
- Cineva are responsabilitatea să corecteze și să retrimită în aceeași zi.
- Descarci și arhivezi XML-ul și mesajul de validare. Factura în format XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor este cea care are rol de original.
5. Retururi și anulări: stornarea
Retururile sunt locul unde magazinele pierd controlul. Fluxul corect:
- Comanda trece în statusul de rambursare sau de anulare în WooCommerce (în engleză: Refunded, Cancelled).
- Programul de facturare emite factura de stornare (totală sau parțială), cu referință la factura inițială.
- Stornarea se trimite și ea în e-Factura, în același termen de 5 zile lucrătoare.
- Rambursarea banilor pe card sau prin transfer se face separat, din procesatorul de plăți.
Dacă rambursezi parțial (un produs din trei), verifică dacă plugin-ul tău știe să storneze doar liniile respective. Multe nu știu, iar contabilul ajunge să corecteze de mână.
6. Trimite factura și clientului
Pentru B2C, SPV-ul nu îi livrează clientului factura. Tu rămâi obligat să i-o trimiți: de obicei, PDF atașat la e-mailul de confirmare sau descărcabil din contul de client. Toate programele de facturare cu integrare WooCommerce fac asta, dar verifică să fie activat.
Greșeli frecvente pe care le vedem la audit
- Facturi emise în WooCommerce cu un plugin de „PDF invoice” care nu are nicio legătură cu SPV. Arată ca o factură, dar nu ajunge la ANAF.
- Două sisteme care emit pe aceeași serie (plugin-ul și contabilul, manual), cu numere duplicate.
- Comenzi de pe marketplace (eMAG, de exemplu) facturate într-un loc și comenzile din magazin în altul, fără o imagine unică a ce s-a trimis în SPV.
- Certificatul digital expirat în weekend și facturi respinse trei zile la rând.
Cât costă să automatizezi e-Factura în magazinul online
Costurile se împart în trei: abonamentul la programul de facturare, configurarea integrării și, dacă e nevoie, dezvoltarea la comandă.
| Situație | Ce implică | Cost orientativ |
|---|---|---|
| Magazin nou pe WooCommerce | Plugin SmartBill sau Oblio, mapare TVA, serii, statusuri, test cu validatorul ANAF | Inclus în pachetul Launch, de la €3.900 + TVA |
| Magazin existent cu facturi manuale | Audit al fluxului, configurare plugin, stornare automată, alerte pentru facturile respinse | Ofertă fixă după analiză; de obicei câteva zile de lucru |
| Magazin cu ERP sau mai multe canale | Comenzile din magazin și marketplace ajung în ERP, ERP-ul emite și trimite în e-Factura | Pachetul Enterprise, ofertă personalizată |
| Software la comandă cu integrare ANAF directă | Generare XML RO_CIUS, OAuth, coadă de trimitere, monitorizare | Workshop de analiză, apoi ofertă fixă pe etape |
Abonamentul la programul de facturare se plătește separat, direct furnizorului. Verifică pe site-ul SmartBill sau Oblio prețul actual al planului care include integrarea cu magazinul. Plugin-ul SmartBill pentru WooCommerce, de exemplu, cere un pachet Platinum, Gestiune Plus sau eCommerce, conform paginii plugin-ului. Oblio are un singur plan, „Nelimitat”, de 29 €/an, gratuit până la 3 documente pe lună (prețuri Oblio).
Toate prețurile Raao sunt în EUR fără TVA, cu ofertă fixă, 30% avans și restul pe etape. Vezi detaliile pe pagina de prețuri sau pe cea de magazine online. Dacă vrei să verificăm împreună fluxul tău actual, programează un apel gratuit de 30 de minute.
Cum am făcut asta pentru Transilvania Service (ServiceCore)
ServiceCore nu e un magazin online, ci aplicația de management service a Transilvania Service. Problema e însă aceeași: documente fiscale emise din mai multe sisteme, introduse de mai multe ori. Ce am construit, conform studiului de caz ServiceCore:
- Un singur sistem, de la programarea online până la bonul fiscal, în locul portalului producătorului, ERP-ului și casei de marcat folosite separat.
- Facturi și bonuri fiscale emise pe case de marcat Datecs, printr-o aplicație Windows dedicată.
- Comenzi de piese, recepții și stocuri sincronizate cu Business Central, inclusiv anularea automată a recepțiilor stornate.
- Căutarea firmelor în ANAF direct din aplicație, ca datele clientului să fie corecte de la început.
- Notificări automate prin e-mail și SMS la fiecare pas, ca nimeni să nu urmărească statusurile de mână.
Aceeași logică o aplicăm în magazinele online: un singur flux, de la comandă la factura validată în SPV, cu alertă atunci când ceva nu trece.
Pe baza unor surse terțe (presa de specialitate fiscală), care arată că perioada fără sancțiuni pentru B2C s-a încheiat pe 30 iunie 2025; confirmă cu contabilul. Verificat în octombrie 2026. ↩
Data de 1 iunie 2026 provine din surse terțe (presa de specialitate); textul legii este publicat de ANAF. Verificat în octombrie 2026. ↩